Компания выдала работнику трудовую книжку с опозданием. В день увольнения работнику нужно выдать трудовую книжку (ч.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой. Каким будет порядок выдачи трудовой книжки. какими Если по вине работника с выданной на руки трудовой книжкой что-то произойдет ( бланк Согласно ст.18 данного нормативного акта, с 1 января 2015 года.
В разделе представлен образец акта приема передачи трудовых книжек и ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и. О том, чем грозит для компании задержка выдачи трудовой книжки. Образец 4 Акт об отказе работника получать трудовую книжку и. Нормативные акты : Выдача трудовой книжки на руки книжки для подтверждения страхового стажа в Пенсионном фонде РФ ( образец заполнения).
4 ст. 84. 1 ТК РФ ).
Исключение из этого правила предусмотрено для двух случаев:. - когда работник отсутствует на работе, то есть выдавать документы просто некому;. - когда работник отказывается от получения документов. Обратите внимание: невыдача трудовой книжки и сопутствующих документов в связи с тем, что работник, например, не завершил инвентаризацию, не оформил обходной лист, не сдал материальные ценности, не доделал работу, не законна. Задержка выдачи трудовой книжки.
Если работодатель не выдал вовремя трудовую книжку, он должен будет возместить не полученный работником заработок за все время задержки. Об этом говорится в статье 234 ТК РФ. Выплата за задержку трудовой книжки. Период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки называют временем вынужденного прогула.
Это следует из пункта 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17. 03. 2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». В данном пункте также сказано, что за это время работнику нужно выплатить средний заработок. Порядок расчета среднего заработка установлен:. - Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24. 12.
2007 № 922 (далее — Положение о среднем заработке). Если работнику установлен поденный учет рабочего времени, для расчета среднего заработка нужно умножить средний дневной заработок работника на количество рабочих дней, пропущенных в связи с вынужденным прогулом из-за того, что произошла задержка выдачи трудовой книжки (п. 9 Положения о среднем заработке ). Если сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени, то при расчете среднего заработка используется средний часовой заработок. Для расчета среднего часового заработка нужно разделить сумму заработной платы, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения (п. 15 Положения о среднем заработке ), на количество часов, фактически отработанных в этот период (абз. 2 п.
13 Положения о среднем заработке ). После чего можно рассчитать средний заработок такого работника. Для расчета среднего заработка нужно умножить средний часовой заработок на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате (абз. 3 п. 13 Положения о среднем заработке ). И тут возникает вопрос: а как посчитать рабочие часы уволенному работнику, у которого нет графика работы.
В этом случае надо составить график работы на этого работника и посчитать, сколько рабочих часов попадает в период, подлежащий оплате. Компенсация работнику. Выплата работнику в связи с задержкой трудовой книжки с точки зрения трудового законодательства является компенсацией. Она призвана возместить работнику не полученный по вине работодателя заработок. Период задержки выдачи трудовой книжки (период вынужденного прогула) исчисляется:. - со дня, следующего за днем, когда работодатель должен был выдать трудовую книжку или направить уведомление о необходимости ее получения (ст. 14 и ч.
6 ст. 84. 1 ТК РФ);. - по день получения трудовой книжки или по день отправки уведомления (Определение Московского городского суда от 12. 05. 2012 № 4г/8-3684/12.
от 14. 02. 2012 по делу № 33-3861 ). Со дня отправки уведомления компания не несет ответственности за задержку трудовой книжки (ч. 6 ст.
84. 1 ТК РФ ). Однако бывают случаи, когда при обращении работника в суд с просьбой выплатить компенсацию за задержку трудовой книжки он самостоятельно указывает период, за который ему надо выплатить эту компенсацию (Определение Московского городского суда от 16. 06. 2011 по делу № 33-18290 ), а судебная коллегия либо соглашается с предложением работника, либо определяет иной период, подлежащий оплате (Апелляционное определение Московского городского суда от 16. 09.
2013 по делу № 11-29872 ), о чем будет известно из решения суда. И.
Ломонов уволен по собственному желанию 9 декабря 2013 года. В день увольнения он не получил трудовую книжку. График работы — пятидневная рабочая неделя.
Трудовая книжка уволенному выдана 27 февраля 2014 года. Как посчитать компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки, если средний дневной заработок работника для расчета компенсации на день увольнения составил 1190,47 руб. Определим, какое количество рабочих дней подлежит оплате. Компенсация И.
Ломонову положена за период с 10 декабря 2013 года по 27 февраля 2014 года — 52 рабочих дня. Рассчитаем сумму компенсации за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Она равна 61 904,44 руб. (1190,47 руб.
× 52 раб. дн. Оформление выплаты компенсации. Состав документов для выплаты компенсации зависит от того, в добровольном или принудительном порядке компания перечисляет этот вид выплаты. Прежде всего работник пишет заявление с просьбой выплатить компенсацию (образец 1). Образец 1 Заявление с просьбой выплатить компенсацию.
Если работодатель согласен выплатить работнику компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки, составляется приказ (образец 2). Этот документ для бухгалтера является основанием для назначения выплаты. Если компания-работодатель отказывается от выплаты компенсации, работник вправе обратиться в суд. В случае если работник выиграет дело, приказ о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки будет издан на основании судебного решения. Образец 2 Приказ о добровольной выплате компенсации. Налогообложение компенсации и расчет страховых взносов. Рассмотрим порядок расчета НДФЛ, страховых взносов с сумм компенсации и ее учета при расчете налога на прибыль.
Компенсация за задержку трудовой книжки не упомянута в статье 217 НК РФ в числе выплат, которые освобождены от НДФЛ. На этом основании специалисты Минфина России утверждают, что НДФЛ с суммы компенсации нужно удержать (письмо Минфина России от 05. 04.
2010 № 03-04-05/10171). Страховые взносы. Компенсация за задержку выдачи трудовой книжки не предусмотрена в числе выплат, на которые не начисляются взносы:. - в статье 9 Федерального закона от 24. 07. 2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;.
- статье 20. 2 Федерального закона от 24.
07. 98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». На этом основании специалисты региональных отделений ФСС РФ и ПФР утверждают, что сумма компенсации за задержку выдачи трудовой книжки включается в базу для начисления страховых взносов. Налог на прибыль.
Для целей налогообложения прибыли сумма причитающейся работнику выплаты может рассматриваться как оплата вынужденного прогула. Страховые взносы, начисленные на сумму причитающейся работнику выплаты, признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, в период их начисления, в нашем случае в феврале (подп. 1 и 45 п. 1 ст.
264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). Воспользуемся условиями примера 1. Уволенному работнику начислена компенсация за задержку выдачи трудовой книжки в размере 61 904,44 руб. Необходимо рассчитать НДФЛ и страховые взносы с этой суммы.
Сумма НДФЛ, подлежащего удержанию из доходов работника с суммы компенсации, составила 8048 руб. (61 904,44 руб. × 13%).
На руки работник получит 53 856,44 руб. (61 904,44 руб. – 8048 руб. Компания уплачивает взносы на страховую часть пенсии по тарифу 22% (так как работник старше 1967 года рождения), в ФСС РФ — 2,9%, в ФСС РФ на случай травматизма — 0,2% и в ФФОМС — 5,1%. Страховые взносы с суммы компенсации составили:.
— в ПФР — 13 618,97 руб. (61 904,44 руб. × 22%);. — ФСС РФ — 1795,23 руб. (61 904,44 руб. × 2,9%);. — ФСС РФ на случай травматизма 123,81 руб.
(61 904,44 руб. × 0,2%);. — ФФОМС — 3157,13 руб. (61 904,44 руб. × 5,1%).
Ситуации, в которых компания не будет платить компенсацию. В законодательстве выделены причины, по которым работодатель может быть освобожден от ответственности за невыдачу трудовой книжки:. - если в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте или попросту отказывается получать свою трудовую книжку (ч. 6 ст.
84. 1 ТК РФ );. - если последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений (ст. 81 и 83 ТК РФ). Такая ситуация может возникнуть, когда работника увольняют за прогул без уважительных причин или за отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд, а также при осуждении работника, которое исключает продолжение прежней работы;. - при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности (ч.
2 ст. 261 ТК РФ ). Работник отказывается забирать трудовую книжку. Работодатель обязан вернуть трудовую книжку экс-сотруднику после расторжения трудового договора. Об этом говорится в части 3 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.
04. 2003 № 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек) и в части 5 статьи 80 Трудового кодекса. Но бывает, что уволенный работник уходит, не забрав трудовую книжку.
Работодатель должен предпринять некоторые шаги, чтобы обезопасить себя от обвинения в нарушении трудового законодательства. Если сотрудник в свой последний рабочий день находится на работе, но по каким-либо причинам отказывается получать трудовую книжку, нужно зафиксировать это в акте (образец 3). Образец 3 Акт об отказе получать трудовую книжку. Возможно, работник откажется подписывать и акт. В этом случае необходимо сделать в акте запись о том, что работник отказывается подписывать акт (образец 4).
Образец 4 Акт об отказе работника получать трудовую книжку и расписываться в акте. Обратите внимание: даже имея такой акт, работодатель не полностью защищен от ответственности. Хранение трудовой книжки. Выбрасывать невостребованные документы ни в коем случае нельзя (п. 43 Правила ведения трудовых книжек ).
Трудовые книжки работников хранятся на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным для документов строгой отчетности, в специально приспособленных для этого помещениях. Желательно держать их в несгораемых сейфах (п. 6. 2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.
07. 83 № 105 ). Трудовые книжки и их дубликаты, которые работники не получили при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования (п. 43 Правила ведения трудовых книжек ). Срок хранения трудовых книжек согласно приказу Минкультуры России от 25.
08. 2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» составляет 75 лет. Направляем уведомление. При невозможности выдать трудовую книжку компания обязана направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (образец 5). Образец 5 Уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте. Обратите внимание: со дня направления уведомления работнику компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст.
84. 1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Аналогичное мнение высказали судьи в Определении от 23. 04.
2013 № 616-О. Срок отправления уведомления. Уведомление необходимо отправить в день увольнения сотрудника, сразу как стало понятно, что работник отказывается получить трудовую книжку на руки. Если уведомление будет отправлено позже, компании надо будет выплатить компенсацию за задержку трудовой книжки. Отправляем ценным письмом. Направить уведомление работнику нужно с уведомлением о вручении.
Надежнее оформить отправление ценным письмом с описью вложения. В описи нужно указать регистрационный номер уведомления. Уведомление о вручении почтового отправления (форма 119) — это почтовый документ, информирующий отправителя или указанное им лицо о том, что почтовое отправление (в нашем случае заказное письмо) доставлено и вручено адресату. Отправляем курьерской службой. Для ускорения процесса можно воспользоваться услугами курьерской службы, которая возьмет на себя обязательства по получению от работника письменного согласия. Отправляя уведомление, вложите в конверт готовую форму ответного письма, куда бывший работник сможет вписать почтовый адрес, поставить число и подпись.
Документооборот при отправлении трудовой книжки по почте. Пересылка трудовых книжек осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15. 04. 2005 № 221. Трудовую книжку надо направить с уведомлением о вручении. После сдачи отправления на почту. Уведомление о вручении регистрируют в журнале исходящих документов компании, так же как уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, письменное согласие бывшего работника на отправление ее по почте.
До возвращения уведомления о вручении трудовой книжки необходимо хранить копию зарегистрированного уведомления, опись вложения, квитанцию почты. Все это пригодится в случае судебного спора с работником. Если трудовая книжка направлена ценным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении адресату, в книге учета трудовых книжек указываются реквизиты почтовой квитанции.
Теперь остается дождаться уведомления о вручении ее бывшему сотруднику. Уведомление о вручении трудовой книжки бывшему работнику. После возвращения уведомления о вручении компания будет иметь все документы, подтверждающие исполнение ее обязанности по выдаче трудовой книжки. Подтверждающие документы приигодятся, если работник обратится в суд.
Поэтому их нужно хранить в личном деле работника. Выдача трудовой книжки представителю экс-работника. По желанию бывшего работника передать трудовую книжку можно через его представителя. Представитель обязан подтвердить свои полномочия доверенностью. В доверенности должны быть указаны:. - сведения о поручителе и доверенном лице (фамилии, имена и отчества, паспортные данные, адрес места жительства);. - действия, на совершение которых уполномочен представитель, — получение трудовой книжки в кадровой службе предприятия.
Доверенность может иметь такой вид, как показано на образце ниже. Образец Фрагмент доверенности на получение трудовой книжки. Обратите внимание: важно, чтобы доверенность не была просрочена и заверена у нотариуса.